管理实践
赛事项目管理的过程与方法
高尔夫赛事，无论是国内的还是国际的，对于主办机构、球会来说，都是以一个特定的赛事项目来进行的。而所谓赛事项目，是指一项独特的主体性工作，人们按照某种规范及应用标准去导入或生产某种新产品或新服务，赛事项目具有时效性。而高球赛事项目管理就是人们在特定的组织环境中，为有效实现高球赛事项目的特定目标而制定的一整套原则、方法、辅助手段和技巧。
为了便于对赛事项目活动进行控制，人们通常把一个赛事项目从开始到结束的过程按照先后顺序划分为若干阶段，如赛事项目的选定、赛事项目可行性分析、赛事项目实施和赛事项目评价等。按照高尔夫赛事项目的类型和特点，可以把一个完整的高球赛事项目周期划分为启动、规划、执行和结束四个阶段。
高球赛事项目的启动
这是赛事项目管理过程的起点，可以进一步分为三个阶段：
1、高球赛事项目调研阶段
需求是赛事项目产生的基本前提，因此，该阶段以识别市场需求为目的，以便针对需求确定赛事项目的主题。高尔夫赛事项目调研的市场对象主要包括两类，即参赛市场和观赛市场，具体调研内容如下:
(1) 参赛市场的调研。包括具有参赛需求的运动员类型，某类选手的参赛需求规模、国际国内、周边地区同类赛事项目的举办情况，以及本地区举办该主题赛事项目的资源优势等。
(2) 观赛市场的调研。包括拟参赛选手的吸引力，以市场需求规模为核心的客源市场的参赛、观赛优势等。
2、高尔夫赛事项目构思阶段
高尔夫赛事项目构思也可以称为赛事创意，它以该主题赛事的赛事项目举办目标、功能、范围以及各主要相关因素进行初步界定。其具体内容包括:
( 1 ) 确定赛事项目主题。这是赛事项目构思的首要步骤 ，主办方需要考虑以下因素:周边地区近期内没有举办同类赛事；本地区具有举办该主题赛事的资源优势；是否可以办出特色；主办机构是否具有举办该主题赛事的实力；包括经济实力、理想的场地设施等。
(2) 构思相关赛事内容。包括本次赛事举办的目标、背景及意义、赛事的功能及价值、赛事实施的环境和配套设施条件、赛事的成本及资源约束、赛事资金的筹措及调配计划、赛事投资的风险及化解方法、赛事项目的实施与管理、实施举办后预期的整体效益等。
(3) 实施赛事项目可行性研究。这是赛事项目启动过程中最重要的一个环节，它主要包括三方面的内容:一是从市场的角度，分析该主题的赛事是否拥有广阔的市场前景；二是从技术、设计的角度，分析凭借现有的硬件与软件基础，本机构组办该赛事是否可行；三是从财务的角度，分析主办方对该赛事进行投资在经济上是否合理。
3、赛事项目立项阶段
对于大型高尔夫赛事项目，高尔夫赛事项目通过可行性论证后，一般都需要申报到有关部门进行核准后才能启动，特别是大型、国际赛事项目，这也是保证赛事项目质量的有效手段，赛事项目的正式立项意味着赛事项目启动过程的终结。
（1）国内赛事项目立项的有关规定。我国现行的审批办法规定：在国内举办大型的活动，赛事等均需申报审批，并且按照赛事项目所涉及的运动类别、主办机构种类与级别以及赛事范围的不同，分别报相关行业、不同级别的主管部门 。
(2) 国际赛事项目立项的权威机构。在国际上，被各个国家一致公认的高尔夫赛事立项的权威机构是各个赛事项目的组委会，他们有一套成熟的赛事立项评估体系，它对赛事的参赛选手、观众、主办规模等进行严格评估，达到标准的才准予立项。
（3）球会内部主办的高尔夫赛事项目，在获得管理层、决策层认可后，赛事工作就可以启动了。
高尔夫赛事项目的规划
高尔夫赛事项目规划是赛事构思的具体体现，它是引导赛事项目管理工作向组办目标方向发展的设想。这一过程主要包括两个内容:
1、制订赛事项目计划
凡事预则立，不预则废。制订赛事项目计划是赛事规划的首要工作，即赛事项目组织根据目标的规定，对执行赛事中的各项工作任务做出的周密安排。一般来说，制订一个简单的赛事项目计划应该包括以下内容:
(1)明确赛事目标。这是制订赛事计划的第一步。赛事项目的实施是一种追求目标的过程，这一目标不仅要在主办方与客户方之间达成一致，而且必须明确、具体、切实可行。一个明确合理的赛事目标应该具有以下特点:一是系统性 ，即赛事目标不是单一的，而是一个满足赛事机构、参赛选手以及观众等多方需求的多重目标体系；二是优先性，即对赛事项目机构而言，在赛事成本、时间和技术技能三个基本目标构成的目标体系需要确立一个优先性目标，以便目标发生冲突时进行权衡；三是层次性，即赛事具有一个从抽象到具体、从宏观到微观的层次，随着赛事项目的分解不断细化，从而将赛事总体目标贯彻到各实施环节中。
(2) 确定赛事项目范围。根据赛事目标，赛事项目主办机构应在赛事计划中明确完成目标的范围或工作任务。一般来说，确定赛事范围包括以下内容 :一是确定参赛选手规模，即确定赛事项目的组织范围，参赛选手的类型、层次、数量等，以形成与赛事目标相适应的参赛规模，满足市场的需求；二是观赛观众范围的界定，即确定参赛人员的类别、购买水平、数量等，以确保赛事门票购买、广告投放等达到一定水平，满足各方的需求；三是赛事主办方服务范围的确定，即确定赛事主办机构为满足客户需求和实现自身目标，应该向参赛选手和观众等分别提供哪些服务。
(3) 估算赛事项目活动时间。为了确保赛事以合理的进度执行，从而使主办机构和客户在有限的成本约束下，发挥最大的时间效率，赛事主办机构需要科学估算承办该主题赛事可能需要的时间，这是赛事计划中不可或缺的内容。对赛事时间的估算包括两个方面:一是估算每项活动或工作元素从开始到完成所需的时间，如赛前筹备工作所需的时间，赛事过程中所需的时间，赛后颁奖及赛事项目评估所需的时间等，这种估算是基于赛事团队成员平均工作能力之上的；二是估算赛事的总体进度，但这并不是每项活动所需时间的简单相加 ，，而需要考虑各赛事之间的时间衔接、时间重叠等因素和意外事件发生的可能。
(4) 编制赛事项目预算。赛事项目预算是赛事执行的尺度，也是成本控制的有效手段。赛事项目主办机构应该根据赛事范围，对企业的人、财、物等各项资源进行配置，并进行合理的总体与分项预算。赛事预算主要包括三个方面: 一是人力资源预算，主要解决三个问题，即完成整个赛事需要哪些人才以及各类人才的需求数量，这些专业人员从何而来，怎样合理配置这些人员以形成高效的赛事项目团队；二是物力资源预算，主要解决以下问题，即：完成该赛事需要什么样的专业设施、什么样的配套服务设施等;三是资金成本估算，即：对由人力资源成本和物力资源成本构成的直接赛事成本进行财务预算。
2、实施赛事项目分解设计
赛事项目分解就是将一个赛事整体分解成易于管理和控制的若干个子赛事项目或工作任务，实际上就是给出明确的赛事项目范围。一般而言，一个赛事可以分解为参赛选手组织、观赛活动组织和服务赛事，这一阶段的任务就是分别对三个子项进行设计。
(1) 参赛选手组织。组织赛事是实施主办机构的赛事项目中的一个重要子赛事项目 ，因为赛事组织成功与否在很大程度上取决于参赛选手的数量和质量。不同类型与规模的赛事项目对参赛选手的档次要求不同，赛事主办方在赛事项目组织的设计与策划上也应有不同侧重。在专业赛事中，赛事组织则更多地体现为 “团队形式”， 即通过国内外的政府办事机构或各类协会 、集体、 组织参赛。高球赛事项目的“莱德杯”就是这种形式，这一赛事项目中，各个国家分别组队参加。
(2) 观赛活动设计。赛事活动不仅需要参赛选手的参与，还要有一批高质量的观众和商业合作伙伴，这样才会产生较大的经济效益和社会效益，从而有效地收回投资。观赛赛事项目设计主要涉及对观众的组织及球会推广计划。不同类型的赛事，在观众组织上要采取不同的策略。
(3) 服务赛事项目设计。商业化运作的赛事，给赛事主办机构提出了越来越多的要求，细致周到的服务成为赛事项目成功的保证。因此，赛事服务赛事项目设计是赛事规划过程中的一个重要内容。服务赛事设计的原则是：急参赛运动员之所急，想观众之所想，提供完备的服务。一个国际性赛事的配套服务设计，不仅包括赛事的常规性服务，还包括一些个性化服务。
高尔夫职业赛事现已成为品牌提升自身价值的重要平台。
赛事项目的实施及执行
高尔夫赛事项目的组织与管理是一项涉及诸多因素相互作用与影响的系统工程。高尔夫赛事的组织，是指为了有效地实现高球竞技和高球健身娱乐活动的既定目标，各级赛事组织机构通过确定各自的工作职责、权限、协调相互关系，促使高球运动资源合理配置，达到系统功能效益最佳的活动过程。因此，赛事管理的组织实质上是对赛事项目活动的组织实施过程。人、财、物、时间、信息等都是赛事管理的重要资源，各个赛事组织按组织实体规定的工作程序和规范，对这些资源有效配置，实现赛事管理的最终目标。高球赛事组织在其工作实施过程中，涉及有以下几项内容：
（一）人员配备
赛事项目所需人员众多，球会需要进行合理和有效的人员安排，以达到资源的最优配置。配备人员的总体要求是：从高球赛事目标任务出发，同时考虑需要与可能，精简高效，配备人员包括数量配备和质量配备。前者是从数量上满足既定工作任务对人力的需要，解决配备多少人的问题，要注意以各类工作人员的工作定额为计算基础，各类工作人员的配备数量等于各自承担的工作总量与工作定额之比；后者则是要从质量上保证所配备的人员能充分胜任工作任务，解决配备什么样的人的问题。质量配备要从人员素质的个体结构和群体结构两个方面进行优化配备。比如：球童部是赛事运转过程中的重要部门，除了为球员提供球童服务外，还需要在发球台、果岭、长洞中间和重要的路口安排人员从事现场秩序和记分、报分工作，任务非常繁重。由于职业赛事的参赛选手、新闻记者和观众来自世界各地，所以要考虑安排一些外语人员在一线部门和重要岗位，如球童部、前台、餐厅、更衣室等。另外，大型国际赛事还需要大量的志愿者服务，志愿者的招募及培训也是一项非常重要的工作。
（二）建立赛事项目规范，各司其责
建立工作规范是管理组织优化运行的基本保证。在高球赛事管理的组织实施过程中，要建立起各个岗位职责、工作流程、考核与奖惩措施等。制定赛事各部门的基本职责及其工作范围，在将目标计划分解落实到各部门的基础上，制定出各部门的责任制，责任到人。同时要强调分工合作的重要性赛事项目活动属于大型赛事管理，需要有一个专业团队的通力合作来完成。在明确职责的同时，还需授予相应的权利，使之责权相配。岗位责任制是根据每个人的职责范围与分工，从上到下的一种纵向管理制度，各级管理目标将落实到每个人。赛事组织中每个人的责任的总和就构成了组织活动的全部。对高球赛事各项工作制定衡量标准，明确规定完成的数量、质量以及完成的时间等等，有助于工作的执行与考核。明确了赛事的工作职责、岗位责任和标准，还必须有严格有效的考核与奖惩制度，才能及时全面地了解赛事职责与任务目标的执行情况，实现对高球赛事活动的有效控制。
（三）赛事项目沟通与宣传
一场赛事项目的举办，是一项整体性和系统性都很强的工作，良好的沟通是保证赛事取得圆满成功的重要环节。沟通协调从管理科学的角度来说，是指相关对象所进行的信息传递和接受的过程，以及从合作的角度对有关事项、进行的赛事项目、解决的冲突、问题等的所进行的配合及努力。为此，球会应定期与赛事运作各方接触，通报赛事项目准备情况。球会内，球会赛事项目委员会应定期举行内部工作协调会。在赛事临近时，每星期都要召开，一方面对以前的工作进行总结和监督，另一方面布置新任务，提出新问题。
准备职业高尔夫赛事项目需要赛事运作方和承办球会进行大量细致而有效的工作，特别是一些细节上的工作如赛事新闻发布会的安排、球场医护人员安排、对讲机配备、穿梭巴士路线和时间表、灯光开放时间、场地划分、用餐安排等等，这些细节上的工作体现出球会管理的水平。
赛事准备过程中，特别要注意的是部门内部信息的传达和发布。将最新赛事资料在第一时间向球会各有关部门公布，确保每一个员工都能准确收到这些信息，从而形成一个畅通无阻的内部信息通道。在比赛进行过程中，所有员工都应对比赛动态有足够的了解，以方便会员和观众查询。
对于俱乐部球会，举办职业赛事还要注意与会员的沟通。举办职业赛事对会员而言是有利也有弊。一方面，赛事活动期间限制了大多会员打球和练球的权利，对会员的权益会造成一定的影响；另一方面，通过举办职业赛事起到了宣传球会，提升球会声誉，使球会会籍的价值得到提升，也提供了会员与职业球手交流的机会，对会员的长远利益是有利的。因此在赛前的会所各项工作中应主动与会员沟通，在比赛开始的相当长一段时间就通过各种方式，向会员宣传赛事，甚至可以邀请会员参与到比赛准备工作中，调动会员自身的积极性，最大限度地消除赛事带来的不利影响。
（四）赛事项目备忘录
在确定了赛事的流程、时间、参赛方案等之后，接下来要制定具体的选手签到事宜，制定比赛当地规则等。为了明确分工合作，赛事项目组织者应制定一份详细的赛事文件，以便各个部门分头实施。这份文件也可以是赛事任务书形式，任务书内容包括但不限于以下方面：
1．选手配对安排表
2．当地比赛规则
3．赛事相关人员安排
4．球场比赛标志、标示牌等
5．比赛计分牌、计分卡、计分方法
6．第一TEE台赛事项目协调人及职责
7．比赛练习场协调人及职责
8．球车安排协调人及职责
9．比赛过程中特别活动安排、礼品提供
10．颁奖形式、嘉宾、媒体报道
11．收尾工作要点
赛事项目文件可以以赛事的时间顺序安排各项具体分工，一般情况下可以按照以下时间及活动顺序进行。
A．赛前准备工作
赛前准备工作是赛事成功举办的前提。赛前准备工作可根据赛事的规模、日程安排等一般在赛事项目开始前的一周前开始，为此，赛事组委会要收集到所有参赛选手的资料，有了这些资料，赛前的其他准备工作才能得以展开，比如：
1．张贴开打时间及开打球洞安排
2．高尔夫球车安排
3．计分卡及比赛规则准备
4．积分榜制作
5．比赛用TEE及球洞位置的选定
B． 特别事项的安排
特别事项的准备工作应该在这一事件内完成。特别事项可以包括奖金分配、个人单项奖等内容。比如：最远距离奖、最近洞奖。主办者要确保拥有这些相关配备及人力资源，以完成以上工作准备。确保奖品的完好，这将影响到赛事的服务与质量。
C． 赛事项目特别活动区域设置
赛事主办机构要设置一写特别的赛事项目活动及协调办公场所，用以应对赛事的各项活动及工作安排。赛事特别活动及工作区域的安排有以下几个方面：
1． 签到处
2． 计分榜
3． 计分卡回收处
4． 奖品存放处
5． 比赛高尔夫球车停放处
6． 比赛咨询处
7． 球员集中地点
（五）比赛活动安排
比赛活动前的一项非常重要的工作就是对比赛场地进行标记。这些标记主要指对球出界、内侧水障碍、其他水障碍等的标记。进行这些标记工作不仅是营造比赛的气氛，主要是为球场比赛规则的执行及运用得到规范，保证比赛的严肃性和公正性。同时，标记的运用也使得比赛的节奏、安全得以控制，保障比赛的顺利进行。因此，赛事组织者赛前一定要对整个比赛球场的情况进行详细了解，每一洞都不能放过。场地比赛标记主要包括比赛TEE台标记、OB标记、水障碍标记、侧面水障碍标记、抛球地点标记、草地维修标记、球道标记等。另外，球洞位置的选定也很重要，这一点在第四章里已经做了说明。如果比赛日程超过一天，TEE台、球洞的位置都可能做调整，这些方面的调整应与赛事规则相适应。
（六）总体指挥
总体指挥是对高球赛事项目运行全过程的各项具体工作环节进行领导和指导。正确有效的总体指挥，对赛事运行具有重要作用。实现有效的赛事总体指挥，必须做到：建立强有力的专业高球赛事项目指挥系统和信息网络系统；赛事组织者要对赛事运动环境有确切的了解；只有这样才能做到胸有成竹，大局在握。
赛事项目的赛事执行阶段，它是一个使赛事在既定的赛事时间和赛事预算中执行的动态过程，主要包括赛事控制和调整两个工作环节。
1、赛事项目控制
赛事项目控制是通过信息收集，判断和监督赛事执行过程的一项持续性工作。实施赛事控制是规范赛事项目运行，保证赛事计划按照既定目标和预算执行的有效手段。一般而言，赛事控制包括以下两个方面的内容:
(1) 赛事项目任务监控。为了使赛事项目顺利实施，首先应该对赛事涉及的各项工作任务进行实时监控，及时发现问题、寻找差距，以便及时调整，始终保持赛事项目执行的正确方向。赛事无论大小，都应该监控如下的内容:当前赛事计划的完成情况；已完成工作任务的质量；赛事团队成员之间的沟通、协作水平；赛事项目场地的运作和有关设施的使用情况等。
(2) 赛事项目成本控制。赛事项目成本控制是赛事控制的核心，成本一旦失控就难以在预算内完成赛事项目任务。因此，赛事主办机构应该建立相应的财务制度，在赛事执行过程中进行预算和成本控制。赛事成本控制的关键在于经常及时地分析成本绩效，即把实际已完成的工作任务和花费相同数量成本计划完成的工作任务相比较，尽早发现实际成本和预算成本之间的差异，成本控制是一个持续的过程。
2、赛事项目调整
赛事项目总是处于一个变化的环境中，通过赛事控制会发现赛事的实际执行过程与计划任务之间不可避免地存在偏差。下一步要做的就是赛事项目调整，包括以下几个方面的内容 :
(1) 赛事项目人员的调整。赛事主办方赛事项目组织的变化以及赛事人员的个人原因，都会引起赛事团队人员的变更，如领导职务变动、新人接手、员工病假等， 这时需要对赛事人员进行调整。
(2) 赛事项目预算的调整。如果赛事项目规模没有得到有效估算，可能会导致赛事预算的偏差，即对人、财、物等资源的配置不合理，这时需要对赛事预算进行调整。赛事预算的调整同样应从人、财、物三个方面展开，关键在于要寻求一切使成本最小化的方法，避免因调整造成赛事执行的资金瓶颈，沉着应对预算调整。
(3) 赛事项目目标的调整。随着赛事项目的不断推进，赛事客户(包括参赛选手与观众)越来越清楚地认识到一些在赛事初期未能认识到的问题，因而不断产生一些新的需求，这时主办机构需要及时调整赛事目标，尽可能多地满足这些需求。调整赛事目标要注意两点:一是同客户积极地沟通、协调，及时把握新的需求动向，并在目标上达成一致；二是充分考虑赛事成本预算，尽可能在成本控制下完成赛事目标的调整。
赛事项目结束过程
赛事项目执行阶段的结束，并不意味着赛事项目管理活动的终结，因为还要经历赛事结束的过程。这一过程主要是对赛事进行执行后的评估，具体包括三个内容 :
1、赛事项目结束总结
在赛事项目执行工作完成后，赛事项目主办机构需要进行赛事执行情况报告，赛事团队人员的绩效评估，以及赛事成功的经验总结或失败的原因分析。赛事项目主办机构要发展、要提高，就要在每次赛事的实施过程中不断总结经验，吸取教训，为以后的赛事管理工作提供借鉴和参考。
2、赛事项目效益评估
赛事项目效益包括直接或间接的经济效益以及社会效益。直接的经济效益是指赛事组织过程中的参赛费用、赞助、门票等的经济收入。间接的经济效益是指赛事所带来的广告收入及餐饮、交通、旅店收入等，社会效益是指赛事双方以及赛事所在地获得的社会影响和示范效应。
3、赛事项目信息反馈
赛事项目活动结束后，赛事项目组织者在赛事管理上还有一个重要环节，就是与参赛选手进行双向交流。赛事项目组织者需要请专业人士对赛事的各项工作进行分析、评估。收集反馈意见，为今后赛事的组织提供参考及依据，从而提高赛事的效益、影响力及质量。
高尔夫赛事项目管理是一个动态管理的过程，需要赛事各方的紧密配合，根据赛事时间过程的推移，赛事的各种风险因素都在不断发生变化，要求赛事主办机构、协办机构、赛事相关各方的同理配合及实时沟通合作，周密部署，才能防范于未然，以保证赛事项目的顺利进行。
发布时间：2011-08-31 点击：1203 <<< 回上页
