守卫你的食品仓库

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会所每天都需要提供新鲜食物给会员或客人，食材需求量甚大，尤其进入旺季后更是呈大幅度增长。这时，大部分的会所管理者和采购经理都会花很大力气和供应商砍价，希望能争取到更多的利润空间。但即使拿到再低的折扣，若忽略一步，结果可能都会得不偿失，那关键之处就在于验货。
比起讨价还价，大家在收货时多少显得漫不经心，但此时其实更需多留神，负责人要细心监督整个交接过程，提防短斤缺两或是盗取货物的情况，确保货在进入货仓前，其质量、数量、重量均与供应商所订立的合同一致。道理说起来简单，若要操作起来却是另一回事。
俗话说，防人之心不可无，即使我们与供应商的合作关系再好，也不能确保每个环节都毫无意外。一旦货物进入你的货仓并关上大门后，即使有所损失，一切也只能由你负责。因此在这之前，我们都必须打醒精神，警惕每个可能出现的状况，密切监督以防纰漏。
重视六大环节
一切从货车进入球会大门开始，大家可以参照以下六个要点，一一比对，否则积少成多造成的损失将会十分巨大。
1.重量—这是最容易忽略的问题之一。白米、面粉、肉类、蔬菜等食材均按重量进货，若球会没有货到称重的习惯，很容易让有心人有机可乘，捡了短斤缺两的便宜。
2.毛重与净重—即使足重，量也不一定够。一箱50个的柠檬到你货仓后可能只剩下47个，有可能是因为送货司机私下扣留货物，也有可能繁琐的包装占去相当的重量，因此除了点货，也需要弄清楚食材的毛重、净含量等，“附送”的冰块、包装纸等对烹调并无任何用处。在和供应商合作时，最好将此点事先表述清楚。
3.权责清晰—除了餐饮部的员工，其他人是否被允许进入仓库，进入后又是否有监察系统或球会人员跟随。若发生不愉快的情况，例如存货不翼而飞，或者订货量与实收量有所“误差”时，损失该由谁承担？
4.更新报价—球会会否不断更新食材的市场报价？最近物价不稳、变动频繁，尤其是农产品，一个星期里，同一种蔬菜的价格可相差近一倍。因此对于自己的进货价，球会要保持警惕，以察看其与市场价之间是否存在差额。餐饮部经理要自己的报价表了如指掌。而球会的管理者也应该对这些数据有所认识。
5.就如所有餐饮机构一样，会所也要警惕厨房和供应商，甚至送货工之间的串通，侵吞公司货物以作私用的情况。
6.一丝不苟—当送货工清楚你收货的一切程序：从收货地点，到采购人员，再到你们收货的各种坏习惯（譬如从不开箱点货，或者点货不认真），他甚至可以在你的仓库自由出入等，那意味着危险随时有可能发生，因为你们已经给了他“顺手牵羊”的机会。所以，不要因为这些是日复一日的重复工作而对其怠慢。

游击战术
当然，一个球会购买的食材动辄上百种，若每一项都按照以上程序检查，耗费的人力物力可想而知。因此这个时候可以采取“游击” 检查的方式，以达到效果。
所谓“游击”，就胜在“出其不意、攻其不备”。与常规检查不同，“游击检查”在收货时并不针对某几项货物，而是采取随机抽样的方式，以称重而论，第一次收货可以检查白米，那第二次次可以针对面粉；这次打开一箱鸡蛋看看数目是否齐全，下次轮到柠檬……谁都不知道哪个箱子将会被打开，哪种食材将要检查。某些有心人无法得知你“出手”的“规律”，无所适从之下，钻空子的机会自然减低。
不过要让人心服口服，就必须“捉贼拿赃”。因此这些基本的原则需要多加留意。第一、必须在卸货以前，完成所有清点或检查工作；第二、无论是否点货，一旦球会员工进入货车时，送货司机就须在场，以免发现问题时争执不下；第三、发现任何空箱、不新鲜食材或者不合格产品时，要立刻将其集中起来并一一登记，以备追讨损失之用；第四、要有固定的系统，记录每次点货的情况，以备翻查及追踪；第五、点货时数字要精确，拒绝任何或类似“大概”、“大约”的字眼。最后一点，随身携带一个计算器，脑袋或笔算都不足以应付如此繁芜的数字。
这些措施最好以工作程序的方式固定下来，让球会中负责采购或仓务的同事熟习，这能有效提高工作效率，避免损失。球会应该让大家知道，所有措施的目的都不在于惩罚任何人，而仅仅是为了避免损失，不过一旦在检查的过程中发现违规情况，相关责任人都须受到严肃处理。

签收程序需严谨
即使在一切检查完毕，所有情况得到确认后，还有一个情况不能忽略，就是最后的签名确认。会所里最好有专门的员工负责这项工作，该员工签名放行，送货车才能结束任务离开球会。要紧记，不要让每个人都拥有收货、确认、签章的权力，不然当你发现问题后，也难以追讨任何损失，因为从供应商到送货人员都能拿出球会签名确认的票据。而管理者更可以在发现短斤缺两情况时，给予负责检查的员工一定奖励，此举能有效提高大家的积极性。总之，只要你熟悉你的货物，细心观察，很多欺骗你的小伎俩就不能得逞。

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发布时间：2008-09-11  点击：1405  <<< 回上页